software-ul de management documentar

management al documentelor (managementul înregistrărilor) - o ramură de activitate, furnizarea de documentare și organizare a documentelor oficiale, este un aspect important al oricărei întreprinderi: organizații sunt documente care reflectă rezultatele și executarea operațiunilor de producție, performanța financiară, resurse umane, logistică și etc. Acesta documente asigură punerea în aplicare a funcțiilor de conducere, acestea sunt determinate de planurile, înregistrarea și raportarea performanțelor fixe și alte informații. În acest sens, putem spune că pe acea ca a fost stabilită pentru a lucra cu documente, depinde în mare măsură de viteza și calitatea de luare a deciziilor, eficiența performanței și a activităților organizației în ansamblul lor.

Organizarea de lucru cu documente este o parte importanta a proceselor de management și deciziile de management care afectează în mod semnificativ eficiența și calitatea managementului.

Managementul de luare a deciziilor implică obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiză, de formare și de luare a deciziilor.

Aceste componente sunt cel mai strâns asociate cu întreținerea documentare a managementului. Pentru un efect economic, în primul rând, este important pentru calitatea informațiilor, care este determinată de numărul său, eficiența, gradul de complexitate și costuri. În cazul în care societatea nu a fost stabilită o lucrare clară, cu documente, că, ca urmare a deteriorării guvernării, deoarece aceasta depinde de calitatea și fiabilitatea, eficiența de primire și transmitere a informațiilor, formularea corectă a serviciilor de referință și de informare, o organizare clară de cercetare, stocarea și utilizarea documentelor.

Există trei probleme principale care trebuie rezolvate în relațiile (DOW)

1. Documentația (pregătirea, executarea, coordonarea și elaborarea de documente).
2. Organizarea de lucru cu documente în procesul de gestionare (furnizarea de execuție de control al traficului, stocarea documentelor și utilizare).
3. Sistematizarea documentelor de arhivă.

software de management documentar efectuează un serviciu special, care acționează asupra drepturilor unitate structurală independentă. Acest lucru poate fi: managementul de caz, Direcția Generală, Biroul sau secretariatul.

DOW Serviciul îndeplinește trei seturi principale de sarcini:

1. furnizarea de activități de gestionare a documentației;
2. organizarea de lucru cu documente din instituție;
3. a îmbunătăți formele și metodele de lucru cu documente.

Provocările cu care se confruntă serviciul preșcolar, determină funcția sa.

• dezvoltarea și proiectarea de formulare, care prevăd fabricarea acestora;
• asigurarea producției de documente, copierea și duplicarea;
• controlul calității pregătirii și prelucrarea documentelor, respectarea procedurilor stabilite și de coordonare și de identificare a documentelor.

Sarcinile organizarea muncii cu documente din instituție rezolvate următoarele funcții:

• Stabilirea unei proceduri uniforme pentru trecerea documentelor (agenții de management al documentelor);
• Transmiterea prelucrarea documentelor de intrare și ieșire;
• Înregistrarea și evidența documentelor de intrare, ieșire și interne;
• Controlul asupra executării documentelor;
• Sistematizarea documentelor, asigurând depozitarea și utilizarea acestora; organizarea muncii cu cetățenii;
• Asigurarea protecției informațiilor.

Sarcina de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ următoarele funcții:

• de dezvoltare și de prelucrare a regulamentelor, de orientare, documente de orientare și le aduce în atenția oamenilor din organizație;
• îndrumare și control asupra respectării regulilor stabilite de lucru cu documentele din unitățile structurale ale organizației;
• dezvoltarea profesională a organizațiilor lucrătorilor și a recomandărilor acestora privind lucrul cu documente;
• simplificarea documentației unei organizații, să lucreze la unificarea documentelor, elaborarea de rapoarte Card de album și forme de documente utilizate în activitățile organizației;
• dezvoltarea și introducerea unor noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea organizării fluxului de lucru, îmbunătățirea disciplinei executive;
• tasking dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informaționale automatizate și bazelor de date pentru lucrul cu documente.

În situația scara întreprinderii, iar numărul angajaților săi cu privire la eficacitatea managementului documentelor devine din ce în ce mai important. Principala problemă care rezultă din aceasta, arata astfel:

1. Liderii pierde imaginea de ansamblu.
2. Unități structurale care au nici o informație cu privire la activitățile reciproc, încetează să funcționeze fără probleme. Aceasta scade calitatea serviciilor pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe.
3. Consecinta este o scădere a productivității muncii; un sentiment de o lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare și așa mai departe ..
4. Extinderea personalului, să investească în locuri de muncă echipamente, facilități, comunicații, instruirea angajaților.
5. Pentru companiile de fabricație crește numărul de personal poate cauza modificări în tehnologia de producție, ceea ce va necesita investiții suplimentare.
6. Într-o situație de stat nejustificate de creștere, căderi de productivitate, nevoia de investiții în producție este necesar de a spori capitalul de lucru, care, la rândul său, duce la o scădere a profiturilor.

Realizând importanța îmbunătățirii DOW, organizațiile fac de multe ori o mulțime de greșeli, încercând să automatizeze, și determinarea în această situație este o problemă de alegere a unei metode de automatizare.

Soluția cea mai comună - este automatizarea stațiilor de lucru individuale (AWS): asistent administrativ, administrator, contabil sau administrator. Principalele dezavantaje ale acestei abordări sunt: ​​lipsa de modalități de organizare a schimbului electronic de informații între angajați și departamentele de întreprinderi; absența unei conexiuni funcționale a aplicațiilor de automatizare cu automatizare a procedurilor de evidență a datelor.

Principalele părți funcționale (componente) ale sistemului de automatizare de birou în managementul întreprinderilor și organizațiilor:

• instrumente și reguli pentru crearea de documente,
• efectuarea de arhiva electronică a acestora,
• sprijin flux de lucru și, în același timp, bazat pe software-ul și hardware platforme ale întreprinderii.

Pentru a asigura utilizarea eficientă a informațiilor, toate celelalte componente de control trebuie să se bazeze pe sistemul de gestionare a înregistrărilor, dar în acest caz este posibil să se rezolve problemele cu care se confruntă organizația. În ceea ce privește automatizarea generală a activității întreprinderilor a sistemelor informatice aplicate trebuie să se bazeze pe software și hardware, platforme și sistem de automatizare de birou.

Astfel, întreprinderea caută să creeze un mediu eficient pentru procesarea informațiilor și de a îmbunătăți calitatea managementului, are următoarele obiective:

1. Îmbunătățirea toate lucrările privind pregătirea și prelucrarea informațiilor de documente prin crearea unui mecanism de întreținere documentare a întreprinderii (DOW).
2. Alegerea strategiei de automatizare dreapta, inclusiv alegerea corectă a produselor software.

Pentru a automatiza acest obiecte aparent simple, cum ar fi lucrul cu documente, este necesar să se utilizeze cele mai recente progrese tehnologice:

1. un sistem de management de baze de date;
2. motor de căutare de documente și analiza textelor;
3. scanarea și recunoașterea documentelor (tipărite și scrise de mână);
4. mediu client-server;
5. Internet / intranet.

În afara principalelor grupe de instrumente pot fi distinse, în funcție de specificul întreprinderii:

De la organizațiile de stat și municipale pot veni la companie documentele care reglementează diverse aspecte ale activității sale (taxe, protecția mediului și așa mai departe. N.). Aceste documente constituie un grup separat - reglementările organismelor superioare.

Într-un grup separat poate distinge contracte comerciale (contracte), care sunt principalele instrumente de afaceri.

Toate documentele de mai sus se referă la conducere sau de documente administrative (OSA). O excepție sunt financiare și contabile documentele care au o formulare și prelucrare specifice.

Principalele acte normative care reglementează activitatea organizației de serviciu DOW

Reglementările privind DOW - un act juridic care definește procedura de constituire, atribuțiile și organizarea activității acestui departament, precum și statutul juridic și competența funcționarilor care efectuează activitatea în serviciul DOW.

Descrierea postului - acesta este documentul principal de organizare care reglementează repartizarea responsabilităților și a drepturilor în rândul angajaților, care reprezintă baza pentru eliminarea duplicarea și suprapunerea în efectuarea operațiunilor individuale.

Sursele pentru dezvoltarea fișelor de post sunt după cum urmează:

Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă - aceasta este principalele acte normative care reglementează normele, metodele, procesele, creare de documente, tehnologii de flux de lucru. Pentru funcționarea eficientă a vieții preșcolare și toate părțile organizației, pentru o înțelegere clară și prezentarea tuturor fazelor de lucru cu documente în cadrul fiecărei organizații trebuie să se facă de gestionare a înregistrărilor specifice de utilizator al operațiunilor sale.

Sursele pentru elaborarea instrucțiunilor de organizare de management al înregistrărilor sunt:

Formele TimeSheet de documente cu privire la situațiile de gestionare tipice. Raport Card - aceasta este o listă de forme de documente necesare și suficiente pentru punerea în aplicare a funcțiilor de sprijin de documentare și a sarcinilor asumate de societatea unificate. Acesta conține o descriere a fiecărui document, stare și documentare juridică fazele sale. Tabelul de este o metodă de fixare standard compoziția este aplicată în documentele de mașini și procedura de preparare a lor.

Utilizarea cardului de rapoarte în serviciul de redactare vă permite să setați o clasificare comună a documentelor organizației, în conformitate cu funcțiile de conducere și sarcinile. Aceasta, la rândul său, elimină posibilitatea creării inutilă a unor noi forme de documente. În cele din urmă, folosind Report Card este posibil să se ia în considerare numărul de tipuri și forme de documente.

Structura cardului de rapoarte ar trebui să reflecte cel mai convenabil pentru sistematizarea viitoare a formelor de documente.

Formele album ale documentelor organizației. În plus față de raport de carte de forme de documente, orice organizație trebuie să aibă album de formulare de documente, care este o colecție de formulare standarde de documente incluse în tabel.

Formele unificate de documente sunt situate în album în modul prevăzut de carte de raport.

Albumul a fost de acord și a aprobat carte de raport similar. Semne este, de asemenea, șeful serviciilor preșcolare. De obicei, albumul este creat sub forma unui script pe suport de hârtie și în format electronic.

Structura organizatorică de bază a serviciilor preșcolare:

1. Secretariat - este o unitate structurală creată pentru a servi conducerii organizației. Acesta cuprinde: receptie; Șeful Secretariatului și secretariatele șefilor adjuncți; secretariatul consiliului; Office Protocol.

Funcțiile Secretariatului includ: o analiză preliminară și pregătirea raportului șefului documentelor primite în numele său; formare ca regia de către șeful proiectelor individuale și coordonarea acestora cu unitățile structurale funcționale ale organizației;

reuniuni de organizare și servicii de documentare deținute de către șeful de documentare a activității organelor de conducere colectivă.

Departamentul de raționalizare DOW - este centrul de îmbunătățire a prescolara, centru metodic.

Funcțiile sale includ: elaborarea și punerea în aplicare a măsurilor de îmbunătățire a tehnologiei de birou; dezvoltarea funcției de reglementare de sprijin metodologic (regulamente, instrucțiuni, norme, regulamente, și foaia de uniformă forme al.); elaborarea de ghiduri de clasificare (nomenclatura cazurilor, clasificări, liste de documente cu un termen de valabilitate).

Biroul, care, la rândul său, este împărțit într-o expediție; Biroul de corespondență; documente contabile și de înregistrare de birou; Procesarea computerizată Centrul și reproducerea textelor.

Biroul este creat în întreprinderi, cercetare științifică, organizații de proiectare, instituțiile de învățământ superior. Structura de birouri funcționează, de obicei, unități de mai jos (secțiuni, sectoare, grupuri):

Departamentul de General este un serviciu pentru lucrul cu documente în ramura executivă și ramura executivă (primarului de birou, prefectura, municipiu) a administrației publice locale.

de obicei, create în părțile comune ale acelorași zone care sunt caracteristice pentru Oficiu, dar aici sunt unități conectate, cum ar fi Departamentul de protocol, un grup de litere, recepție. Prezența acestor structuri se explică prin activitățile specifice, natura procedurilor de gestionare, proceduri de luare a deciziilor și caracteristici de documentare în aceste instituții.

Grupul de protocol este creat ca o parte a instituțiilor cu un organ colegial permanent în structura sa. Îndeplinește funcțiile de:

• pregătirea proiectelor de documente de reglementare și administrative (de editare, proiectare și producție), scrisori, memo-uri, precum și coordonarea acestora cu unitățile structurale;
• analiza documentelor întocmite de diviziuni structurale; pregătirea avizelor asupra documentelor elaborate de diviziuni structurale; organizarea și desfășurarea reuniunilor organului colegial, documentarea activităților lor.

Secretarul instituției face toate lucrările cu documentele în birourile mici și organizațiile care nu au structura organizatorică internă.

Astfel, documentele existente de orientare de reglementare reglementează numele și structura aproximativă a serviciilor preșcolare de stat întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor. În ceea ce privește actorii nestatali, decizia de a stabili serviciul, titlul său, precum și structura internă a organizației preia conducerea. Adresele de risc în comun această problemă în consiliul de societăți pe acțiuni - conferința fondatoare, în structuri de cooperare - adunarea generală a membrilor cooperatori.

Partajați acest articol!