Tipuri de documente de fișiere, sarcinile și funcțiile

Tipuri de fișiere, sarcinile și funcțiile

Arhiva - instituția sau unitate structurală a organizației, efectuarea de depozitare, de achiziție, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă;

Arhivele de Stat - agenția de guvernul federal creat de Guvernul România (în continuare - Arhivele Statului Federal), sau o instituție publică din România subiect produs de guvern din obiectul Autorității România (denumită în continuare - Arhiva de Stat a subiectului România), care efectuează stocarea, achiziționarea, înregistrarea și utilizarea documentelor Arhivei Fundația România, precum și alte documente de arhivă;

Arhivele municipale - o unitate structurală a administrației publice locale din zona municipale, cartier sau instituție municipală creată de acest organism, care efectuează stocarea, cules, urmărirea și utilizarea documentelor de arhivă Fundația România, precum și alte documente de arhivă;

Arhiva organizației - o unitate structurală a organizației, stocarea, cules, urmărirea și utilizarea documentelor de arhivă Fundația România, precum și alte documente de arhivă.

Organizațiile Arhive sunt împărțite în:

- transmite documentele la instituțiile de arhivare pentru depozitare permanenta;

- nu transmit documentele instituțiilor de arhivare pentru depozitare permanenta.

Legea federală stabilește următoarea limită de timp pentru stocarea temporară a documentelor de Arhivistic fondaRumyniyav organizațiilor sursă de achiziție arhive înainte de a ajunge în arhivele de stat și municipale:

1) pentru documentele autorităților federale, alte organisme publice din România (inclusiv autoritățile de urmărire penală din România, Comisia Electorală Centrală din România, Camera de Conturi din România, Banca Centrală a România (Banca din România), precum și incluse în ordinea stabilită a Fondului Arhivistic al România documente de stat fonduri extrabugetare și organizațiile federale - 15 ani;

2) pentru documentele autorităților publice, a altor organisme publice și organizații din România supune entități din România - 10 ani;

3) documentele autorităților locale și a organizațiilor municipale - 5 ani;

4) pentru anumite tipuri de documente de arhivă:

a) înregistrări de stare civilă - 100 de ani;

b) documentele privind personalul, înregistrările actelor notariale, și cărți de uz casnic referitoare la documentele de privatizare de locuințe - 75 de ani;

c) documentația de proiectare pentru construirea de capital - 20 de ani;

d) documentele tehnologice și de proiectare - 20 ani;

e) brevete de invenție, model de utilitate, design industrial - 20 ani;

e) documentația științifică - 15 ani;

g) Filmul și documente fotografice - 5 ani;

Principalele sarcini ale arhivei organizației sunt:

achiziționarea de documente de arhivă, a cărei compoziție conține dispoziții privind arhiva;

păstrarea și conservarea documentelor;

stabilirea unui sistem de referință științific pentru arhivarea documentelor;

utilizarea documentelor arhivate;

pregătirea și transmiterea documentelor referitoare la Fondul Arhivistic de România, în vederea păstrării permanente, în conformitate cu termenii și condițiile stabilite de Serviciul Federal de Arhiva și autoritățile române pentru afaceri de arhivă a subiecților RF.

Pentru a îndeplini sarcinile de bază ale unei arhive îndeplinesc următoarele funcții:

conduce liste de organizații și (sau) unități structurale ale organizațiilor - surse de achiziție a arhivei;

Cartea ia diviziunile structurale ale organizației și organizațiilor - sursele de arhivă de achiziție;

Se ia în considerare și asigură securitatea documentelor de arhivă primite;

Se creează și menține până la data de ajutor de constatare a documentelor de arhivă;

analizează valorile și realizează un complex de măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente;

verifică corectitudinea formării și înregistrarea cazurilor în unitățile structurale și alte organizații - surse de achiziție;

organizează activitatea privind nomenclatura organizării afacerilor;

oferă asistență metodologică și practică a unităților de afaceri pentru a lucra cu documente;

participă la elaborarea unor documente de reglementare și de orientare privind arhivele și înregistrările de management;

participă la activități pentru a îmbunătăți abilitățile lucrătorilor și servicii de arhiva de management al documentelor, inclusiv în cadrul organizațiilor - sursa de arhive.