Bazele de administrare a înregistrărilor și de management al documentelor în întreprindere

de management de birou și de management al documentelor - concepte pe care mulți cred sinonime, dar nu este. Hârtiile - asta este tot ceea ce vine la lucrul cu documente, de la crearea lor de a transfera arhiva. Aici avem în vedere pentru a asigura crearea de documente, transferându-le de la un departament la altul și de stocare după efectuarea misiunii lor.

Conform documentului implică, de asemenea, circulația documentelor, adică. E. De fapt, este o etapă care este între crearea documentului și distrugerea acestuia sau transferul către arhiva. de management de birou și de management al documentelor în întreprindere sunt strâns legate, deoarece acesta din urmă face parte din prima.

Hârtiile și documentul: importanța pentru organizarea

Un laic care nu se ciocnesc cu organizarea muncii în complex, poate părea că actele corecte și gestionarea documentelor în întreprindere - una dintre cele mai mici sarcini importante. Este „doar o bucată de hârtie“, și cel mai important lucru - să se stabilească vânzări, producție sau de furnizare de servicii. De fapt, în cazul în care afacerea dvs. este un manager și trei angajați, este posibil ca acest lucru este adevărat. Cu toate acestea, cu atât mai dificilă devine procesele de afaceri, iar mai multe persoane sunt implicate în fiecare dintre ele, cu atât mai puțin va fi eficiența, fără un flux de lucru stabilit și de management al documentelor. Sunteți liberi să aleagă forma de: un sistem electronic sau de hârtie, dar absolut nu se poate face fără ele. La urma urmei, trebuie să:

• organizează o contabilitate, fiscalitate, contabilitate eficient de management.
• Asigurarea prin fluxul de lucru și de management al documentelor de răspuns rapid la mesajele primite: scrisori de la agențiile de stat, reclamațiile clienților, oferte și așa mai departe. Ai nevoie de a atribui responsabilitatea de a organiza interacțiunea dintre diferite departamente pentru a discuta problemele care țin de competența mai multor unități, în același timp, și de a controla viteza de prelucrare a informațiilor.
• Furnizarea de feedback eficient „de jos“: discuția și punerea în aplicare a propunerilor de îmbunătățire, plângeri unităților reciproc, mesaje privind modificările în procesele și altele asemenea.
• Organizarea cu ajutorul managementului de birou și a personalului de serviciu de colaborare a documentelor de contabilitate, partea economică, protecția informațiilor în serviciul întreprindere: coduri de timp de acces de modificare atunci când un angajat frunze, blocarea / suspendarea contului, pentru a oferi un nou angajat cu un spațiu de lucru și instrumentele necesare și materialele pentru lucru.
• Pentru a organiza un sistem eficient de lucru de contabilitate și plata bonusurilor de performanță pe baza rezultatelor lor.
• Organizarea automatizarea operațiunilor de rutină, a accelera procesarea comenzilor clienților.

Și aceasta este doar o mică parte din problemele care pot fi rezolvate cu ajutorul managementului înregistrărilor eficiente și de management al documentelor în întreprindere. În plus, în funcție de tipul de activitate al mărimii organizației și personalului problema poate varia foarte mult, și zdrobit.

de management de birou și de management al documentelor în cadrul întreprinderii: schema de organizare generală

Cu toate acestea, indiferent de factorii discutate mai sus, există o schemă generală a fluxului de lucru și de management al documentelor în întreprindere, etapele și sarcinile să fie prezente chiar și în cele mai mici companii.

Organizarea documentelor de intrare fluxurilor

Aceasta este documentația care este creat în alte organizații și instituții, și este furnizat la fabrica din hârtie sau în format electronic: scrisori, cereri, oferte, factura și altele asemenea. În ceea ce privește lor de gestionare a înregistrărilor eficientă și de management al documentelor este necesar să se asigure:

• document de înregistrare, adică, marca data și dându-i numărul de intrare (opțional) ..;
• transferul unui document de intrare în programul stabilit în ceea ce privește unitatea de management al documentelor, care se ocupă cu această problemă, sau mai multe unități;
• înregistrarea adoptarea documentului de către persoanele responsabile în muncă;
• marca pe performanță / răspuns / măsurile luate în document;
• transferă stocarea documentelor procesate.

Organizarea fluxului de documente de ieșire

Calea acestor documente în munca de birou și de întreprindere de management al documentelor începe de obicei la „partea de jos“, a structurii organizatorice. După ce creați o cale în care sunt potrivite și în vedere mai multe unități structurale (cel puțin - în manual) și du-te în curtea exterioară: parteneri comerciali, furnizori și clienți, autorităților de reglementare și așa mai departe. Pentru documentele de ieșire trebuie să fie dezvoltate:

Organizarea fluxului intern de documente.

Este cea mai extinsă zona de management de birou și de management al documentelor în întreprinderile mari. În acest caz, este de multe ori mișcarea lor este cea mai dezordonate. Documentele interne pot combina caracteristicile atât de intrare și ieșire. De exemplu, calea documentului poate porni de la un specialist sau departament ca un proiect trece prin armonizarea și alinierea în diviziile superioare, introduceți semnătura conducerii și din moment ce permite rezoluția să se întoarcă în jos - să-și îndeplinească angajații unui departament sau întreprindere specifică.

Prin urmare, pentru păstrarea înregistrărilor eficiente și documentează cel mai puțin consumatoare de timp de circulație a documentelor din ambele artiști „sus“ ar trebui să fie dezvoltate în elaborarea proiectului de document, și „în jos“ pentru executarea deja terminat, precum și controlul lor de execuție. Este necesar să se evite re-înregistrare a aceluiași document, deoarece aceasta înseamnă o pierdere de timp și povara neproductiv asupra artiștilor interpreți sau executanți.

115114, București. Două Kozhevnicheskiy Lane, 12.
Tel. +7 (495) 660-18-14